GODIŠNJI ODMOR - TEST MENADŽMENTA

Prije nekoliko godina imao sam priliku sarađivati sa menadžerima iz velikih multinacionalnih kompanija. Ono što mi je posebno privuklo pažnju bila je organizacija vremena. Mnogi od njih su početkom godine već imali isplaniran veliki dio godine. U kalendaru su bili sastanci, poslovna putovanja, konferencije, važni događaji, obaveze prema grupaciji, ali i godišnji odmor.

 

Jednom prilikom kolegica iz Italije pitala me kada idem na godišnji odmor.
Odgovorio sam joj da još nisam planirao jer imam puno posla. 
Pogledala me i postavila vrlo jednostavno pitanje: "Kako misliš organizovati 300 ljudi, ako ne znaš organizovati svoj godišnji odmor?"

Moram priznati - pitanje me zateklo. To pitanje otvorilo je temu o kojoj ranije nisam razmišljao na taj način. 
Godišnji odmor nije samo pitanje odmora, on je pitanje organizacije.

Zvuči jednostavno - isplaniraš termin, predaš zahtjev i odeš. 
Međutim, u ozbiljno organizovanoj kompaniji odlazak na godišnji odmor trebao bi biti mali organizacijski proces.
Prvi korak je planiranje termina. Ako je moguće, godišnji odmor treba planirati unaprijed, uzimajući u obzir poslovni kalendar, ključne projekte, sezonalnost poslovanja i obaveze tima.
Menadžer koji zna da će u augustu biti najveća sezona, godišnje inventure, budžetiranje ili neki drugi ključni proces ne bi trebao tek nekoliko dana ranije odlučiti da odlazi na odmor.
Isto tako, kompanija bi trebala imati pregled godišnjih odmora ključnih ljudi.
Ne zato da bi kontrolisala kada ko odmara, nego da bi osigurala kontinuitet poslovanja.

Jedna od najjednostavnijih, a često zanemarenih stvari jeste - prenos informacija.
Prije odlaska pokušajte objasniti baš svi i prenijeti ono što je važno.

Koji su trenutno prioriteti? 

Šta je otvoreno?

 

Koji su rokovi?

 

Koji su potencijalni problemi?

Koji sastanci ili odluke slijede i na šta obratiti pažnju?

 

Kratki brifing sa ključnim saradnicima može spriječiti desetine telefonskih poziva tokom godišnjeg odmora, a možda i važnije - daje ljudima osjećaj odgovornosti.

Ovo je jedno od najvažnijih pitanja: Ko preuzima moje obaveze dok sam odsutan?
Ne treba uvijek biti samo jedna osoba, ali odgovornost mora biti jasna.

Osoba koja mijenja menadžera mora znati:
- šta treba pratiti

- šta može odlučiti samostalno

- za šta mora tražiti dodatno odobrenje

- koji su prioriteti

- šta može čekati povratak menadžera

 

Nije dovoljno reći: "Ako šta bude, zovi me." To nije delegiranje nego ostavljanje problema za vrijeme odmora.

Postoji još jedan mali, ali važan element profesionalnog odnosa prema poslu - pravovremena informacija.
Ključni saradnici, nadređeni, članovi tima, kupci ili partneri koji trebaju znati za odsustvo trebaju biti informisani.
I naravno, tu je automatski odgovor na email.

Jednostavna informacija: "Trenutno sam na godišnjem odmoru i bit ću ponovo dostupan od ... Za hitne stvari možete kontaktirati... " 

Možda djeluje kao sitnica, ali upravo ovakve sitnice čine razliku između organizovanog i neorganizovanog sistema.

 

Postoje i drugačiji primjeti. Menadžer ode na godišnji odmor, a da nikome ništa ne kaže.
Najčešće se to događa kod vlasnika ili vrlo visokih rukovodilaca.
Jednog dana shvatite da ga nema.

"Gdje je direktor?"
- "Na godišnjem."

"Od kada?"

- "Ne znam."

"Kad se vraća?"

"Ne znam."

 

I dok vi pokušavate shvatiti šta se događa, on se već vratio sa godišnjeg.

Ovo je, također, svojevrsna poruka o organizacijskoj kulturi, jer ako njegov tim ne zna da je odsutan, ne zna ko ga mijenja i kome se obraća - problem nije u godišnjem odmoru.
Problem je u komunikaciji i organizaciji.

 

Druga krajnost je možda još zanimljivija. To su ljudi koji jednostavno ne mogu otići na godišnji odmor.

 

"Imam previše posla."

"Nema ko da me zamijeni."

 

"Ako ja odem, sve će stati."

 

"Moram biti tu."

A ponekad se iza toga krije i nešto drugo.

"Ako odem, možda će se vidjeti koliko sam zaista potreban."

 

Ili čak: "Ako neko drugi preuzme moj posao, možda će se vidjeti da ga može raditi jednako dobro."

To je vrlo zanimljiv psihološki aspekt menadžmenta.
Neki ljudi svoju vrijednost nesvjesno grade na tome da budu nezamjenjivi.
Postoji razlika između biti važan i biti nezamjenjiv.

Dobar menadžer svoju vrijednost ne dokazuje time što niko ne može bez njega, nego time što je izgradio tim koji može funkcionisati i kada njega nema.

U svakodnevnom radu susrećem se sa kompanijama koje imaju realno manji broj zaposlenih od potrebnog optimuma.
Dok su svi na svojim mjestima, sistem nekako funkcioniše, ljudi pokrivaju jedni druge, preuzimaju dodatne obaveze i posao se završava. A onda dođu godišnji odmori.

Nekoliko istovremenih odsustava stvara haos.
Tada često kažemo da su problem godišnji odmori.

Realno, godišnji odmor je samo pokazao problem koji je već postojao - nedovoljan broj ljudi, lošu organizaciju ili nedostatak kvalitetnih zamjena.

Upravo takvo okruženje može biti jedan od razloga zbog kojih, posebno mlađi ljudi, napuštaju kompaniju.
Za nove generacije pitanje godišnjeg odmora i slobodnog vremena sve više je sastavni dio odluke o tome gdje žele raditi.

Ponekad se šalimo da prvo pitaju: "Šta se i kada NE radi?", a tek onda: "Šta i kada treba raditi?"

Nove generacije ne traže samo posao. Žele znati kako je posao organizovan i kakav život taj posao omogućava.

 

Naravno, stvari nisu uvijek tako jednostavne. Postoje funkcije koje zahtijevaju specifično znanje, ovlaštenja i odgovornost.
Šef računovodstva, finansijski direktor, određene stručne ili tehničke funkcije itd.

Čak i tad postoji pitanje:
Šta se može pripremiti prije odsustva?
Koje aktivnosti se mogu završiti unaprijed?

Koje se mogu delegirati?
Koje odluke mogu čekati

Ko ima pristup potrebnim informacijama?

Koji su rokovi kritični?

Ne možemo uvijek imati potpunu zamjenu, ali možemo imati plan kontinuiteta.

 

Naravno, stvari nisu uvijek tako jednostavne. Postoje funkcije koje zahtijevaju specifično znanje, ovlaštenja i odgovornost.
Šef računovodstva, finansijski direktor, određene stručne ili tehničke funkcije itd.

 

Čak i tad postoji pitanje:

Šta se može pripremiti prije odsustva?

Koje aktivnosti se mogu završiti unaprijed?

 

Koje se mogu delegirati?

Koje odluke mogu čekati?

 

Ko ima pristup potrebnim informacijama?

 

Koji su rokovi kritični?

 

Ne možemo uvijek imati potpunu zamjenu, ali možemo imati plan kontinuiteta.

Ovo je vjerovatno jedno od najčešćih pitanja. Moje mišljenje - samo ako postoji stvarna potreba.

Postoji velika razlika između "Ako se dogodi nešto zaista kritično, nazovite me." i "Samo me nemojte puno zvati, ali ću svaki dan provjeriti mail."

Ovo drugo više nije pravi godišnji odmor.
Ako menadžer svakog jutra provjerava mailove, odgovara na poruke, odobrava dokumente i učestvuje u sastancima, on fizički možda jeste na godišnjem odmoru, ali mentalno nije. 

Opet se vraćamo na organizaciju. Ako se baš svaki problem mora riješiti preko njega, možda je problem u tome što nije dovoljno delegirao. 

Prije odlaska na godišnji odmor, menadžer bi trebao sebi postaviti ovih 10 pitanja:

1. Jesam li na vrijeme isplanirao termin godišnjeg odmora?

2. Jesu li ključni ljudi informisani o mom odsustvu?

3. Ko me mijenja?

4. Ima li osoba koja me mijenja jasno definisana ovlaštenja?

5. Jesam li održao kratki brifing sa ključnim saradnicima?

6. Jesu li prenesene sve važne informacije, rokovi i prioriteti?

7. Zna li tim kome se obraća ako nastane problem?

8. Jesam li postavio automatski odgovor na email?

9. Jesam li definisao situacije zbog kojih me treba kontaktirati?

10. Može li moj tim funkcionisati bez mog svakodnevnog prisustva?

Godišnji odmor je test sistema.
Naš cilj je izgraditi sistem u kojem menadžeri mogu voditi kompaniju, a ne biti njeno usko grlo. 

Zlatko Ramić, osnivač i biznis konsultant